Rechnungen schreiben, Belege verwalten und die Steuer vorbereiten – ohne digitale Unterstützung kann Buchhaltung für freie Journalist:innen schnell unübersichtlich werden. Moderne Tools können Abhilfe schaffen. Ich stelle gängige Buchhaltungssoftware vor, zeige relevante Funktionen und vergleiche Preise.
Im Jahr 2025 begegnen mir noch immer regelmäßig freie Kolleg:innen, die ihre Rechnungen mit Word vorbereiten, ihre Buchhaltung mit Excel machen oder den berühmt-berüchtigten Schuhkarton mit Belegen zur Steuerberatung bringen.
Als Unternehmer:in keinen genauen Überblick über die eigenen Zahlen zu haben, halte ich für fatal. Denn nur wer einen genauen Eindruck von seinen Einnahmen und Ausgaben hat, kann sinnvolle unternehmerische Entscheidungen treffen.
Die E-Rechnung kommt
Word-Rechnungen werden zudem in Zukunft nicht mehr ausreichen. Spätestens ab 2028 müssen die meisten Unternehmen im Geschäftsverkehr (B2B) E-Rechnungen ausstellen. Das sind maschinenlesbare Varianten einer Rechnung. Diese werden beispielsweise als XRechnung und ZUGFeRD-Datei ausgestellt.
Spätestens dann müssen sich alle Freiberufler:innen (Ausnahme sind Kleinunternehmer:innen) Gedanken um eine passende Lösung machen. Wer keine komplette Buchhaltungssoftware nutzen möchte, findet online auch einzelne kostenfreie Generatoren für E-Rechnungen.
Tool-Tipps: E-Rechnung-Generatoren
Warum ein Buchhaltungstool nützlich ist
Daneben bieten Buchhaltungstools einige weitere praktische Vorteile:
- Rechnungen erstellen und versenden
- Ausgaben kategorisieren
- Zuordnung von Zahlungen
- Kontakte verwalten
- Automatische Umsatzsteuervoranmeldung
- Vorbereitung der EÜR
- Steuerbüro-Zugang
Buchhaltungssoftware im Vergleich
Welches Tool das richtige für Dich ist, solltest Du anhand der für Dich relevanten Funktionen entscheiden, aber auch Übersichtlichkeit, Bedienbarkeit, App-Erfahrung und natürlich der Preis sind relevante Faktoren.
Ich stelle die gängigen Tools vor. Der genannte Preis (netto) pro Monat bezieht sich auf die jeweilige Preisstufe eines Tools, das sowohl USt.-VA als auch eine EÜR ermöglicht.
Lexware Office
Lexware Office war über mehrere Jahre die Lieblingslösung für meine Buchhaltung. Ich bin in diesem Jahr aber gewechselt, weil Lexware keine steuerfreien Rechnungen nach §4 UStG unterstützt. Wer diese Funktion nicht benötigt, findet mit Lexware eine gute All-in-One-Lösung mit übersichtlicher Oberfläche und einer gelungenen App fürs Handy. Wer möchte, kann bei Lexware auch ein Geschäftskonto eröffnen.
Preis: 21,90 Euro pro Monat
fastbill
Fastbill gehört zu den günstigeren Buchhaltungstools in dieser Liste. Wer ein besonders preiswertes Tool zum Einstieg sucht, wird hier fündig. Schon in der günstigsten Preisstufe gibt es alle relevanten Funktionen für freiberufliche Journalist:innen. Das Tool ist aber eher auf die Zusammenarbeit mit einem Steuerbüro ausgelegt. Die EÜR damit selbst zu machen, ist möglich, aber vergleichsweise aufwändig. Das bekommen andere Lösungen etwas einfacher hin.
Preis: 10 Euro pro Monat
WISO MeinBüro
Buhl Data, die Firma hinter WISO, betreibt ein beliebtes Steuerprogramm für Privatleute, aber auch Selbstständige finden mit MeinBüro ein passendes Angebot. Das Programm ist modular aufgebaut: Wer nur eine bestimmte Funktion braucht, kann so Kosten sparen. Für die einfache Buchhaltung reicht das Paket WISO MeinBüro Rechnungen. Für EÜR und USt.-VA brauchen Kund:innen mindestens das Abopaket S.
Preis: 19 Euro pro Monat
papierkram
Papierkram zeichnet sich damit aus, dass viele Basisfunktionen kostenlos verfügbar sind. Neben den üblichen Möglichkeiten zur Buchhaltung bietet das Tool auch Funktionen zur Zeiterfassung. Das ist praktisch für alle Journalist:innen, die viele verschiedene Projekte parallel betreuen und den Überblick über die eingesetzte Arbeitszeit behalten wollen. Der Einstiegspreis ist ähnlich niedrig wie bei fastbill.
Preis: 9,90 Euro pro Monat
BuchhaltungsButler
BuchhaltungsButler zählt zu den teureren Tools in meinem Vergleich. Das Tool wirbt damit, effizienter als andere Angebote zu sein, weil besonders viele Aufgaben in der Buchhaltung automatisiert werden. Besonders praktisch finde ich die Dropbox-Schnittstelle, die upgeloadete Belege automatisch für die Buchhaltung importiert. Die Firma hinter BuchhaltungsButler gehört seit Dezember 2022 zur norwegischen Visma-Gruppe, die in mehreren europäischen Ländern Buchhaltungssoftware anbietet.
Preis: 29,95 Euro pro Monat
sevdesk
Nach den ersten Jahren Buchhaltung mit Lexware Office bin ich jetzt bei sevdesk gelandet. Das Tool ist nicht per se besser als die anderen vorgestellten Lösungen. Mich hat die übersichtliche Bedienoberfläche angesprochen und die Möglichkeit, umsatzsteuerfreie Rechnungen anzulegen und zu verwalten. Die Handy-App von sevdesk wurde vor kurzem neu gestaltet und überzeugt mich aktuell noch nicht. Zum Kennenlernen gibt es eine kostenlose Basisversion. Die kostenpflichtigen Funktionen sind etwas teurer als bei den anderen Tools. Seit 2025 gehört sevdesk zum französischen Unternehmen Cegid.
Preis: 25,90 Euro pro Monat
Buchhaltungssoftware für freie Journalist:innen: Mein Fazit
Viele freie Kolleg:innen schieben das Thema Buchhaltung gerne vor sich her – verständlich, aber langfristig nicht besonders sinnvoll. Eine Software kann hier nicht nur entlasten, sondern auch Sicherheit geben. Wer seine Finanzen im Griff hat, arbeitet gelassener und kann den Fokus stärker auf die eigentliche journalistische Arbeit legen.
Angesichts der nahenden Pflicht zur E-Rechnung ergibt es Sinn, sich mit geeigneten Tools auseinanderzusetzen. Ob günstige Einsteigerlösung oder leistungsstarkes Komplettsystem: Wichtig ist, dass das Tool zum eigenen Arbeitsstil passt. Und dann kann Buchhaltung vielleicht sogar ein bisschen Spaß machen.