Notizen digital verwalten – das ist für mich längst Alltag. Denn mein digitales Gedächtnis merkt sich alles, was mein Kopf nicht kann. In diesem Artikel stelle ich die besten Tools vor, mit denen du deine Gedanken zuverlässig festhalten kannst.
Wer schon länger diesen Blog liest, weiß, warum ich es liebe, meine Notizen nicht auf Papier, sondern digital zu verwalten: Mein Computer hat in der Regel deutlich mehr Speicherplatz als ein Moleskine, ich finde schnell alle Gedanken und Ideen per Suchfunktion und kann mir ein Archiv an interessanten Artikeln, Dokumenten oder Mitschriften anlegen.
Ein zweites Gedächtnis
Unser Gehirn ist zwar sehr gut darin, neue Ideen zu entwickeln und kreativ zu sein. Diese Gedanken und Ideen langfristig abspeichern, kann es aber leider nicht. Deshalb habe ich schon zu Beginn meines Studiums angefangen, ein zweites Gehirn in meinem Computer aufzubauen.
Auch heute hilft mir das digitale Gedächtnis bei meiner Arbeit als Journalist: Um Rechercheergebnisse festzuhalten, Quellen zu verwalten, Ideen zu sammeln oder Artikel wie diesen hier zu schreiben.
Welche Software darf es sein?
Wie sich die digitalen Notizen am besten strukturieren lassen, beschreibt Tiago Forte in seinem Buch „Building a second brain„. Darauf möchte ich heute keinen Fokus legen. Stattdessen beschäftige ich mich mit der Frage: Welche Notizen-App, welches Programm soll ich denn für meine Notizen nutzen?
Bislang habe ich diese Frage für mich immer mit „Evernote“ beantwortet. Mittlerweile ist der Markt für Notiz-Tools aber riesig. Deshalb stelle ich die wichtigsten Anwendungen vor, die Notizen digital verwalten können.
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Notizen digital verwalten: 10 Programme im Vergleich
Ich stelle sowohl Lösungen vor, die von einzelnen Unternehmen entwickelt wurden und damit in der Regel auch kostenpflichtige Funktionen haben. Ich stelle aber auch einige Open-Source-Anwendungen vor, die von einer Community von Entwickler:innen programmiert wurden und die auf einem eigenen Server eingerichtet und betrieben werden können. Dafür ist aber etwas mehr technisches Verständnis nötig.
OneNote
Wer sowieso Microsoft 365 nutzt, kennt OneNote wahrscheinlich. Das hauseigene Notizen-Tool aus der Office-Familie verursacht keine Extrakosten und ist gerade für Einsteiger:innen gut geeignet. Die Notizen werden im Hintergrund über das eigene Microsoft-Konto synchronisiert. Es gibt auch eine passende App für Android und iOS.
Apple Notes
Wer einen Apple-Computer nutzt, kann auch das Apple-eigene Programm zum Verwalten von Notizen verwenden. Die Oberfläche ist aufgeräumt. Anhänge sind möglich. Notizen können in verschiedene Ordner sortiert werden. Synchronisiert werden die Daten über iCloud. Deshalb empfiehlt sich Apple Notes besonders für Einsteiger:innen.
Evernote
Ich bin 2015 von OneNote zu Evernote gewechselt, weil ich die App fürs Handy deutlich übersichtlicher fand. Auch die Suche bei Evernote war für mich deutlich stärker. Denn Evernote durchsucht auch handschriftliche Notizen und andere Dokumente mittels Bilderkennung. Das ist extrem praktisch. Mittlerweile würde ich Evernote aber nicht mehr uneingeschränkt empfehlen. Viele Nutzer:innen finden die App mittlerweile zu teuer. Die kostenlose Version ist nur noch sehr eingeschränkt. Und es gibt günstigere Alternativen mit ähnlichen Funktionen.
Notion
Notion ist inzwischen wahrscheinlich der größte Evernote-Konkurrent. Das Tool kann nicht nur Notizen digital verwalten, sondern eignet sich auch super für das Projektmanagement und die Zusammenarbeit in größeren Teams. Daneben können auch Datenbanken angelegt und Dashboards gebaut werden. Selbst in der kostenfreien Version bietet Notion einen sehr großen Funktionsumfang. Darüber hinaus finde ich die Bedienoberfläche sehr übersichtlich und aufgeräumt.
Obsidian
Eine datenschutzfreundliche Alternative zu den bisher genannten Apps ist Obsidian. Auch deshalb bekommt das Tool momentan viel Aufmerksamkeit in der Notizen- und Produktivitäts-Community. Obsidian speichert alle Notizen nämlich als Markdown-Dateien lokal auf dem eigenen Computer. Bei Bedarf kann ich die Notizbücher über einen Cloudspeicher meiner Wahl synchronisieren. Ich finde die Bedienung einfach und unkompliziert. Das Tool ist komplett kostenlos. Es sei denn, ich möchte den Cloud-Service von Obsidian nutzen.
Logseq
Logseq ist eine Open-Source-Alternative, um Notizen digital zu verwalten. Hinter der App steht eine große Community an Entwickler:innen. Sie ist besonders datenschutzfreundlich und kostenlos. Es gibt auch passende Apps für Android und iOS.
AFFiNE
Auch AFFiNE wurde Open Source entwickelt. Das Tool lässt sich also auch auf dem eigenen Server hosten, ohne dass ich ein Abo abschließen muss. Die App bietet auch eine Oberfläche, um Post-its zu clustern. Wer möchte, kann ein zusätzliches Abo für KI-Funktionen abschließen.
AppFlowy
Das Tool AppFlowy hat auch einen offenen Quellcode und positioniert sich als Open-Source-Alternative zu Notion. Denn neben Notizen kann AppFlowy auch super Aufgaben und Projekte verwalten. Bei Bedarf kann die Anwendung auch auf einem eigenen Server gehosted werden. Die Mobile-Apps für Android und iOS finde ich auch ganz ansprechend.
anytype
Anytype war für mich bei der Recherche für diesen Artikel die größte Überraschung: offener Quellcode, modernes Look-and-Feel, einfache Bedienung. Alle Daten werden lokal und verschlüsselt gespeichert. Notizen werden bei Bedarf Peer-to-Peer geteilt. Auch Datenbanken wie bei Notion sind möglich. Wirkt auf mich also wie ein rundes Gesamtpaket.
Joplin
Joplin ist wahrscheinlich die beste Alternative für Menschen, die sich das alte Evernote zurückwünschen. Auch dieses Tool ist Open Source. Die Oberfläche ist sehr puristisch, es ist aber alles da, was man so braucht. Auch hier werden Notizen lokal abgespeichert und ich kann diese bei Bedarf über einen Cloud-Service meiner Wahl synchronisieren. Wahrscheinlich kommt Joplin auch deshalb bei vielen in der Community so gut an.
Notizen digital verwalten: Mein Fazit
Die Auswahl an Tools, um Notizen digital zu verwalten, ist heute größer denn je – und das ist Fluch und Segen zugleich. Wer Wert auf Datenschutz, Flexibilität und Unabhängigkeit legt, findet inzwischen viele spannende Alternativen zu den großen, kommerziellen Anbietern. Für mich persönlich haben sich dabei vor allem Logseq, anytype und Joplin als interessante Kandidaten herauskristallisiert.
Alle drei setzen auf lokale Speicherung, verschlüsselte Daten oder Open Source – und bieten dabei trotzdem eine moderne Nutzungserfahrung. Ich werde sie weiter vergleichen und schauen, welches Tool am besten zu meinem Arbeitsalltag passt. Vielleicht hast du durch meine Übersicht ja auch ein spannendes neues Tool für dich entdeckt.