Ob für Interviews, Recherchen oder Analysen: Immer mehr Redaktionen wollen Dokumente mit KI auswerten, um Zeit zu sparen und effizienter zu arbeiten. Doch nicht jedes Tool ist gleichermaßen geeignet. Ich gebe dir einen Überblick über die besten Optionen – und ihre Schwächen.
In meinen KI-Seminaren erkläre ich Redaktionen, wie sich KI im Journalismus nutzen lässt, wie Chatbots funktionieren oder wie sich KI für die Recherche einsetzen lässt. In diesem Zusammenhang sprechen die Teilnehmenden und ich auch häufig über die Möglichkeiten, Dokumente mithilfe von künstlicher Intelligenz auszuwerten.
Denn gerade, wenn sich Journalist:innen schnell in ein neues Thema einarbeiten oder einen ersten Überblick zu einem Dokument haben wollen, kann KI eine erste Zusammenfassung oder Einordnung liefern. Nutzer:innen von KI-Tools haben auch die Möglichkeit, das Dokument per Chat zu befragen und so der gesuchten Information, Zahl oder einem Zitat näherzukommen.
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Inzwischen gibt es sowohl für KI-Neulinge als auch für Profis eine große Auswahl an Anwendungen, die Journalist:innen bei der Recherche einsetzen können. In diesem Artikel stelle ich die wichtigsten Lösungen vor.
Wichtig: Künstliche Intelligenz macht Fehler, da KI-Sprachmodelle ihre Texte wahrscheinlichkeitsbasiert generieren. Sie überprüfen die Ergebnisse nicht. Es ist die Aufgabe der Nutzer:innen, die generierten Texte auf Fehler zu prüfen und erst dann zu veröffentlichen.
Chatbots können Dokumente auswerten mit KI
Gerade Einsteiger:innen empfehle ich, ihre Dokumente zunächst einfach mal in den präferierten Chatbot hineinzuwerfen. Tools, wie ChatGPT, Microsoft Copilot, Google Gemini, Claude oder Perplexity bieten mittlerweile an, eigene Dateien hochzuladen. Auch viele Multi-LLM-Chatbots haben Funktionen zur Dokumentenauswertung.Das Sprachmodell hinter dem Chatbot verarbeitet die Dokumente. Dann kann ich Fragen zum Inhalt stellen oder andere konkrete Prompts formulieren.
Die Ergebnisse sind häufig zuverlässig. Die Bedienung ist in der Regel unkompliziert. Und mit etwas Prompting-Übung kommen Anwender:innen auch schnell an ihre gesuchte Information.
Nachteil an dieser Methode: Häufig bieten die Chatbots in der kostenlosen Version nur eingeschränkte Funktionen für die Dokumentenverarbeitung. Bei Perplexity lassen sich pro Tag nur drei PDF-Dateien anhängen. Auch ChatGPT macht nach einigen Uploads Schluss und verweist darauf, ChatGPT Plus zu abonnieren.
Zudem kann es mit den Chatbots schnell unübersichtlich werden, denn in der Regel verweisen die Tools nicht gezielt auf Fundstellen im Dokument. Es gibt auch keine grafische Ansicht, um die Ergebnisse des Chatbots mit den Inhalten meines Dokuments abzugleichen.
Andere Analyse-Tools
Auch aus diesem Grund gibt es inzwischen diverse Online-Tools, die sich auf die Auswertung von Dokumenten (vor allem PDF-Dateien) spezialisiert haben. Die Bedienoberfläche ist entsprechend optimiert. Teilweise lassen sich die Dateien auch ohne Zusatzkosten oder Registrierung verarbeiten.
Bekannte Lösungen im Überblick
Auch Adobe hat mittlerweile eine Schnittstelle zu einem KI-Sprachmodell in seinen PDF-Reader Acrobat verbaut. Alle genannten Lösungen sind aber nicht vollständig kostenlos. Häufig gibt es ein Uploadlimit pro Tag.
Das Problem mit den Online-Chatbots und anderen Tools: Mein PDF-Dokument wird auf den Server der Softwareanbieter hochgeladen und dort durch die KI verarbeitet. Für öffentliche Studien, Statistiken oder andere Texte mag das kein Problem sein. Wenn ich aber sensible Informationen, geheime Unterlagen oder personenbezogene Daten mit KI verarbeiten möchte, sollte ich diese nicht mit Online-Tools auswerten. Das verstößt im Zweifel gegen Datenschutzregeln, unternehmensinterne Richtlinien oder riskiert den Schutz meiner Quelle.
Dokumente offline und datenschutzfreundlich analysieren
In diesen Fällen können Journalist:innen auf Software zurückgreifen, die sie auf dem eigenen Computer installieren und ausführen. Das geht ohne Internet. Die Daten bleiben lokal auf meinem Rechner gespeichert. Weiterer Vorteil: Die Tools verursachen keine zusätzlichen Kosten. Ich muss aber ein bisschen technisches Vorwissen mitbringen, um ein KI-Modell auf dem PC zum Laufen zu bringen.
Dafür können Redaktionen sogenannte Offline-Chatbots nutzen. Das sind Tools, die einen KI-Chat auf dem eignen Computer starten. Dort kann ich mein Dokument anhängen und dann Fragen zum Inhalt stellen. Das Sprachmodell im Hintergrund ist dann ein offenes Sprachmodell, das in einigen Fällen schlechtere Ergebnisse liefert, als du es von Online-Chatbots wie ChatGPT gewohnt bist.
Bekannte Offline-Chatbots
Dokumente auswerten mit KI: Mein Fazit
KI-Chatbots wie ChatGPT oder Perplexity sind ideal für den schnellen Einstieg: Sie liefern rasch Antworten, erfordern kaum Vorkenntnisse und lassen sich intuitiv bedienen. Nachteil: Die kostenlose Nutzung ist oft eingeschränkt, und bei sensiblen Dokumenten ist der Upload auf externe Server problematisch.
Spezialisierte Tools wie AskYourPDF oder ChatPDF bieten bessere Übersicht und gezieltere Antworten, setzen aber ebenfalls auf Cloud-Verarbeitung. Wer datenschutzfreundlich arbeiten will, greift zu Offline-Tools wie GPT4All oder LM Studio – hier bleiben alle Daten lokal, allerdings ist die Einrichtung etwas aufwändiger.